Toplantıları kim sevmez? Aslına bakarsanız çoğumuz sevmeyiz. Bu makalede Loulla-Mae Eleftheriou-Smith, toplantıların ayakta yapılması veya toplantı davetlilerinin düzenlenmesi yoluyla toplantı sürelerini azaltırken sonuçları artırmaya yönelik uzman görüşlerini alıyor.
Planlı ya da plansız olsun, toplantılar kötü yürütüldüklerinde mayın tarlasına dönebilirler. Ekip tartışmalarına çekilmek, şirketle ilgili gelişmeler için çağrılmak veya sadece hızlı bir gündemi yakalama görüşmesi için davet edilmek rahatlıkla 45 dakikanızı alır. Gününüzü işgal etmelerine izin verdiğinizde ise aslında işinizi yapmak için hiç zaman kalmadığını hissedebilirsiniz.
eShare’in araştırmasına(1) göre ortalama bir çalışan haftada 4,4 toplantıya katılıyor. Bu toplantıların yarısından fazlası lüzumsuz olarak nitelendiriliyor. Sebebini anlamak zor olmasa gerek. Fakat toplantılar iyi yapıldığında, katılan herkes faydalarını görebilir. Burada toplantıları daha üretken kılmaya yönelik ipuçları için çeşitli uzmanlarla konuşuyoruz.
Toplantısız çarşamba
Lüzumsuz toplantılar yalnızca zaman kaybettirmekle kalmaz, aynı zamanda insanların uykusunu getirir. Yakın tarihte Crowne Plaza Hotel and Resorts tarafından Avrupa’da gerçekleştirilen bir araştırmada(2), katılımcıların %34’ü uzun süren toplantılarda enerjisinin tükendiğini, %23’ü ise birinin uyuyakaldığını gördüğünü itiraf etti.
Yüksek performans ve üretkenlik danışmanı Abigail Ireland, toplantısız bir gün geçirmenin insanların zamanlarını yeniden değerlendirmeleri için kullanışlı bir yöntem olduğunu belirtiyor: "Toplantılara ayrılan süreyi %20 oranında azaltmak, enderlik hissiyatı yaratarak insanları katılmaya karar verdikleri toplantıların verimli geçmesine teşvik ediyor."
Çarşamba günleri duraksama, değerlendirme ve geleceğe yönelik planlama yapmaya imkân tanıması bakımından toplantısız geçirmek için en uygun gün. Ireland şöyle ifade ediyor: "Önceki iki günün eylemlerini değerlendirebilir, perşembe ve cuma için önceden planlama yapabilirsiniz. İleri tarihli toplantıları yeniden değerlendirmek ve acımasızlık için harika bir fırsat: Toplantılardan çekilebilir, katılacakları belirleyebilir veya kendiniz katılmayı tercih edebilirsiniz."
Ayakta toplantı
Ayakta toplantılar (insanların yerleşip rahata kavuşmaları olası olmadığından) yalnızca konferans odalarında geçirilen zamanı aza indirgemekle kalmıyor, aynı zamanda çalışanların yaratıcı grup süreçleri ve bilgi paylaşımı konusunda heyecanlarını da yükseltiyor. Hatta St Louis, ABD’deki Washington University’de gerçekleştirilen bir araştırmaya(3) göre, ayakta toplantılar insanların sadece tek alanda fikir üretme eğilimini de azaltıyor.
SEO ajansı Tecmark’ın stratejik araştırma direktörü Tino Triste, ayakta toplantılara geçiş yapmanın ofiste yapılan toplantıların sürelerini belirgin bir şekilde düşürdüğünü öne sürüyor. Triste, toplantılarla ilgili şöyle söylüyor: "Toplantılarımız bazen 30 dakikadan fazla zaman almasına gerek olmamasına karşın 90 dakikadan uzun sürüyordu. Artık bu zaman yarıya indi. Toplantılar daha kısa ama eskisi kadar proaktif. Ayakta durmak ekibin ifade etmek istediğine daha kısa sürede ulaşmasını ve bunu daha fazla güvenle ortaya koymasını sağlıyor."
Üretken olmayan toplantıların girdabına yakalanmayın.
Hazırlığınızı yapın
Ekip iş birliği platformu Attentiv’e(4) göre, ABD’deki tüm toplantıların %63’ü önceden gündem planlaması yapılmadan gerçekleştiriliyor. Bu da yığınlar dolusu insanın sebebini bilmeden grup tartışmalarına katıldığı anlamına geliyor.
Henley Business School’da liderlik gelişimi ve davranışları alanında çalışmaları bulunan Doç. Dr. Clare Collins; iyice hazırlık yapılan, yani önceden ilgili bilgilerin okunduğu, gündem maddelerinin ve hedefin bilindiği toplantılara katılımın herkes için faydalı olduğunu söylüyor:
"Hazırlık, akla uygun ve istenilen sonuçları içermelidir. Katılımcılar toplantıya arka plan bilgileri ve ideal olarak önceden diğer kişilerle paylaşılmış olan gerekli her tür veri ile gelmelidir. Uzun tartışma maddeleri, gerçeklerin özlü bir sunumuna ve rasyonel karar alımına kıyasla çok daha nadiren verimli sonuçlar doğuracaktır."
Davetli listenizi oluşturun
Toplantı davetlilerinin listesinin kabardığını mı fark ediyorsunuz? Harvard Business Review’da atıfta bulunulan araştırmalar(5) yardımcı olabilir: Bir toplantıya katılım gösterecek ideal kişi sayısının beş ila sekiz olduğu belirtiliyor. Bundan daha fazla katılımcıyla gerçekleştirilen toplantılar, diğer sorunların yanı sıra zor kararların alımını zorlaştırabiliyor veya herkesin dinlenmesi için yeterli zaman tanımayabiliyor.
Saunders and Lee idari danışmanlık şirketinin itibarlı özel idari asistanı Louise Lee şöyle ifade ediyor: "Yalnızca toplantıya katılması gereken kişileri davet edin. Gündem oluştururken belirli kişilere yönelik net maddeler olduğunu ve sadece onların katılmasının gerektiğini görmek kolaylaşır."
Peki ya bir gündem maddesi bir departmanın tamamını veya belirli bir çalışan grubunu ilgilendiriyorsa? Lee bu durum için şöyle söylüyor: "Ekip toplantıya katılacak bir kişiyi önceden bilgilendirebilir, böylece dinlenmesi gereken daha az kişi olacaktır."
Oturma düzeninizi oluşturun
Çevresel psikolog Robert Sommer tarafından 1960’larda yürütülen, sınıf düzenleri ve öğrencilerin bu düzenlerde nasıl katılım gösterdikleriyle ilgili araştırma, o tarihten bu yana toplantı odalarındaki davranışlara da uygulanmıştır(6).
Kişisel ve kurumsal koçluk yapan Richard Harris şöyle ifade ediyor: "Verilebilecek tüyolardan biri, toplantı için gerekli zihniyeti verimli hâle getiren bir oturma düzeni kullanmaktır. Örneğin, istenen sonuç bir ekibin anlaşmaya varması ise herkesi masanın aynı tarafına oturtmak bunu kolaylaştıracaktır."
Sözlerine şunları ekliyor Harris: "Birinin idareden sorumlu olmasını istiyorsanız o kişiyi masa başına oturtun ve odada daha eşitlikçi bir tutum istiyorsanız katılımcıları yuvarlak bir masaya yerleştirin. Canlı bir tartışma gerçekleştirmek istiyorsanız, ekipleri masanın zıt taraflarına oturtmak, üstü kapalı bir biçimde bu zıtlığı teşvik edecektir. Satranç turnuvasında birbirinin karşısında oturan iki rakibi düşünün."
22 dakikalık toplantılara kucak açın
Performans yönetim yazılımı şirketi Clear Review’ın CEO’su Stuart Hearn şöyle ifade ediyor: "Bir sebeple toplantıların standart süresi genellikle yarım saat veya bir saat oluyor. Sorun şu ki, işletmeler çoğunlukla ‘Parkinson Kuralı’na yenik düşüyor. Bu kurala göre, bir görevi tamamlamak için gerekli olan süre ister istemez o göreve tanınan zamanı aşıyor."
Bu nedenle Hearn’ün şirketi, hem yönetimin hem de çalışanların verilen zamana sadık kalmak konusunda katı davranarak toplantının herkes için başarılı geçmesini sağladığı daha kısa toplantılar yapmaya karar vermiş.
Söz konusu toplantılar olduğunda yirmi iki dakika sihirli bir süre hâline geliyor. "22 dakikalık toplantı"(7) kavramını yaratan Nicole Steinbok, hedef odaklı bir gündemden telefonları yasaklamaya kadar, bu zaman dilimine sadık kalmanın ve verimliliği korumanın dokuz adımını öneriyor.
Loulla-Mae Eleftheriou-Smith, Birleşik Krallık’ta The Independent, The Huffington Post ve diğer yayınlar için yazan bir gazetecidir.
Kaynaklar:
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
